Riunioni fallimentari: ognuno di noi una volta nella vita ha avuto a che farci. Che si tratti di una pianificazione scadente, di troppe chiacchiere o di mancanza di preparazione, le cattive riunioni fanno perdere tempo e denaro preziosi. Ma Jeff Bezos, fondatore e CEO di Amazon, potrebbe aver decifrato il codice per rendere le riunioni più produttive. Tramite la sua lettera annuale agli azionisti, nonché una recente intervista, Bezos ha fornito alcune informazioni su come si presenta la cultura degli incontri di Amazon.
Tutto si riduce a seguire tre semplici regole.
“Il team della pizza.”
“Cerchiamo di creare team che non siano più grandi di quelli che possono essere alimentati da due pizze”, ha dichiarato Bezos. “La chiamiamo regola della squadra delle due pizze.” Se sei mai stato in un incontro con troppe persone, puoi capire a cosa si riferisce Bezos. Più è grande la squadra, maggiore è il numero di opinioni – e più diventa difficile raggiungere conclusioni e prendere decisioni. E se ad alcune di quelle persone piace ascoltare il suono della propria voce, i tuoi incontri sono destinati ad essere fallimentari. Ma con la regola del team “due pizze”, otterrai l’equilibrio tra punti di vista e idee diverse, pur rimanendo agile e gestibile.
Nessun PowerPoint.
“Nessun PowerPoints viene utilizzato all’interno di Amazon”, dichiara orgogliosamente Bezos. “Per l’incontro viene preparato un memo strutturato in sei pagine di tipo narrativo. Ha frasi reali, riguardanti argomenti, con verbi e nomi – non sono solo punti di un elenco.”
Nella sua recente lettera agli azionisti, Bezos descrive in dettaglio il lavoro che viene inserito in questi memo, che secondo lui potrebbe richiedere fino a una settimana o più per essere scritto e perfezionato: “I promemoria vengono scritti e riscritti, condivisi con i colleghi a cui viene chiesto di migliorare il lavoro, messi da parte per un paio di giorni e poi modificati di nuovo con una mente nuova. Semplicemente non possono essere fatti in un giorno o due.”
Memo come questi sono un’ottima idea perché i nostri cervelli elaborano una buona narrazione molto meglio dei dati concreti. Essi offrono quindi agli autori la possibilità di comunicare nel migliore dei modi i pensieri alla base delle loro idee e danno la possibilità di comprendere meglio i concetti completi.
Naturalmente, nulla di tutto ciò ha significato se i partecipanti alla riunione non si preparano, il che è ciò che rende la terza regola la migliore di tutte.
Inizia con il silenzio.
“Abbiamo letto quei promemoria, in silenzio, durante l’incontro”, afferma Bezos. “È come una sala di studio. Tutti si siedono intorno al tavolo e leggono in silenzio, di solito per circa mezz’ora, il tempo necessario per leggere il documento. E poi ne discutiamo.” Puoi immaginare perché tale pratica sia così benefica. Quante volte sei arrivato a un incontro importante in cui, nonostante le tue migliori intenzioni, semplicemente non sei riuscito a prepararti come si deve?
“Proprio come i ragazzi delle scuole superiori, i dirigenti blufferanno durante l’incontro, come se avessero letto il promemoria”, afferma Bezos. “Siamo tutti impegnati, ma è necessario ritagliarsi del tempo per la lettura del memo, allora perchè non farlo insieme? – ed è per questo che la lettura silenziosa riguarda la prima mezz’ora della riunione. Al termine di questa, tutti avranno effettivamente letto il memo e si potrà affrontare la discussione con coscienza “
Bezos ha precedentemente esaltato l’uso di questo metodo perché assicura un’attenzione indivisa da parte di tutti. Inoltre, aiuta a preparare meglio coloro che conducono tali discussioni, grazie all’abilità e al pensiero focalizzato necessari per mettere insieme questi memo. “Le frasi complete sono più difficili da scrivere”, spiega il famoso fondatore. “Non c’è modo di scrivere un memo strutturato in sei pagine, narrativo e non avere un pensiero chiaro”.
In conclusione.
Se deciderai anche tu di utilizzare questo metodo, come moderatore della riunione potrai essere sicuro che tutti approcceranno ad essa con una solida base.
Ma soprattutto darai ai tuoi dipendenti ciò di cui hanno bisogno per fare il loro meglio: Tempo. È tempo di capire. Tempo di riflessione estesa. Tempo per pensare senza perdere la concentrazione. Tutto ciò porterà a scoperte più profonde.
Quindi, ricorda:
Squadre da “due pizze”. Nessun PowerPoint. Silenzio. Segui queste tre semplici regole e trasforma i tuoi incontri da una perdita di tempo ad una fonte di idee brillanti.
